Membuat Daftar Absensi Siswa Online di Google Documents/Drive

Google Documents, yang akan berubah menjadi Google Drive dalam waktu dekat, menyediakan fitur-fitur pembuatan dan penyimpanan dokumen yang sangat bermanfaat. Berbagai macam dokumen yang bisa dibuat lewat layanan Google ini menggunakan aplikasi pengolahan data yang sudah dikenal oleh masyarakat luas seperti aplikasi pengolah data yang disediakan Microsoft Office. Pemanfaatan pengolahan data online ini tentu saja bisa diterapkan dalam berbagai bidang, salah satunya proses belajar mengajar.

Untuk itulah, kali ini Paman akan berbagi salah satu pemanfaatan pengolahan data spreadsheet yang disediakan oleh layanan Google Drive. Salah satu pemanfaatan yang dinilai tepat guna adalah pembuatan absensi online. Beberapa keuntungan membuat absensi online lewat Google Drive adalah pembuatannya yang sederhana tapi bisa sangat membantu dalam memudahkan pengolahan data absensi siswa. Selain itu, data absensi ini akan otomatis tersimpan dalam akun Google dan bisa dibuka dari komputer manapun selama terdapat koneksi internet.

Baiklah, berikut ini akan Paman jelaskan langkah-langkah pembuatan absensi online di Google Drive:

1. Masuk ke Google Drive dengan menggunakan akun Google kita.
2. Lalu klik 'Buka Google Drive'. Jika ini kali pertama mengunjungi Google Drive, klik 'Mulai Dengan 5 GB Gratis'. Lihat gambar berikut!

3. Setelah itu, klik 'BUAT' dan klik 'Spreadsheet'.

4. Berikutnya, kita akan melihat tampilan yang mirip dengan worksheet MS Excel. Isikan data-data seperti nama sekolah, mata pelajaran, guru dan nama siswa. Jangan lupa tambahkan kolom-kolom tanggal pertemuan di samping kolom nama siswa.
5. Tambahkan sheet dengan mengklik icon sheet baru di pojok kiri bawah.
6. Berikutnya pada sheet 2 tuliskan kata-kata hadir, alpa, izin dan sakit dalam cell berbeda yang berurutan.
7. Selanjutnya klik kanan pada salah satu cell di bawah kolom tanggal pertemuan kemudian klik 'Validasi data...' sampai muncul kotak seperti gambar di bawah ini.

8. Berikutnya, ganti kriteria 'Nomor' dengan 'Komponen dari daftar' lalu klik pada ikon tabel di samping menu  'Buat daftar rentang'.

9. Setelah itu pilihlah nilai yang sudah kita buat pada sheet 2 yang berisi kata-kata hadir, alpa, izin dan sakit. Otomatis akan terbuat menu dropdown. Copy dan paste cell yang telah berhasil dibuat menjadi dropdown menu ke dalam cell lainnya sesuai kebutuhan.
10. Untuk membuat hitungan otomatis jumlah kehadiran siswa, kita menggunakan formula

=COUNTIF(A1:A5; "Hadir") 

dengan menggunakan formula ini, spreadsheet akan menghitung secara otomatis jumlah kemunculan kata Hadir dari kolom A1 hingga A5. Gantilah kata Hadir dengan kata lain seperti Alpa, Izin dan Sakit untuk menghitung kemunculan data tersebut. A1 dan A5 juga bisa diganti sesuai rentang cell yang akan dihitung.

11. Edit beberapa bagian tampilan sesuai selera dan jadilah absensi siswa online buatan sendiri. Lihat  contohnya di sini!

Selamat mencoba!